Ondersteuning
BB3.0 levert de inhoudelijke en secretariële ondersteuning van het bestuur.
Het kernteam dat ingezet wordt voor de bestuursondersteuning bestaat uit de bestuursadviseur, een administratieve ondersteuner en een notulist. De bestuursadviseur is de regisseur in de dienstverlening. Hij of zij kan bij zijn advisering een beroep doen op de specialisten in het BB3.0 netwerk.
De directie van BB3.0 is verantwoordelijk voor het klantmanagement en de bewaking van de kwaliteit van onze dienstverlening. De directie is daarmee direct betrokken bij de dienstverlening aan uw fonds en is altijd aanspreekbaar. Onze lijnen zijn kort.
Directie
- Intern
- Verantwoordelijk voor de opzet en doorontwikkeling van de BB 3.0 formule
- Selecteert de samenwerkingspartners en draagt zorg voor een naadloze samenwerking
- Commercieel verantwoordelijk
- Verantwoordelijk voor financiën en risicomanagement
- Extern
- Verantwoordelijk voor de kwaliteit van de integrale dienstverlening
- Ondersteuning op strategische dossiers
- Overziet de samenhang van de dienstverlening en uitbestedingspartners van de opdrachtgever
(senior) adviseur
- Intern
- Met directie verantwoordelijk voor ontwikkeling van de dienstverlening op het gebied van bestuursondersteuning (de kerndiensten) zowel inhoudelijk als commercieel
- Generalist voor dienstverlening en daarnaast proces- of inhoudelijk specialist
- Vraagbaak voor de andere adviseurs
- Geeft leiding aan bestuursondersteuner en notulist
- Extern
- Adviseert over governance, uitbesteding, pensioenbeleid, compliance, integraal risicomanagement
- Ondersteunt en adviseert bij de planning- en control cyclus
- Voert de procuratie van het fonds samen met een directeur
- Onderhoudt externe contacten met uitbestedingspartners en toezichthouders
- Stemt bestuursdossiers inhoudelijk af
- Inhoudelijke supervisie op ondersteuner en notulist
- Is back-up en peer voor een collega adviseur binnen het BB 3.0 netwerk
Junior adviseur/bestuursondersteuner
- Intern
- Ondersteunt directie
- Werkt mee bij kennisontwikkeling
- Extern
- Voert secretariaat onder instructie van de adviseur en in afstemming met voorzitter / secretaris van de opdrachtgever: agendering, voorleggers, notities, correspondentie
- Ondersteunt planning & control cyclus
- Onderhoud van fondsdocumenten
- Beheer van bestuurdersportaal en het bestuursarchief
- Stemt de onderhoud van de fondswebsite en de overige communicatie van het fonds af met het communicatiebureau
Notulist
- Notuleert de vergaderingen van het fonds
Secretariaat/Virtuele medewerker
- Agendabeheer
- Ondersteuning met behulp van geïntegreerde projectmanagementtool
- Bewaken en bijhouden eenvoudige dashboards, zoals:
- Klachtenregistratie
- Urenregistratie
- Budget
- Jaarkalender
- Ondersteunt bestuursadviseur bij onderhoud bestuurdersportaal/archief
- Faciliteert (digitale) vergaderingen
- Voldoet aan hoogste IT security levels
Juridische ondersteuning
- Due diligence op juridische stukken
- Juridisch onderhoud fondsdocumenten